Cet article a pour objectif de vous aider à gérer les journées de congé dans votre système de téléphonie IP, par exemple, pour que votre système de réponse automatisé indique que vos bureaux sont fermés.
1. Ouvrir une session sur votre compte Nextcloud
Rendez vous à l’adresse https://cloud.4ds.ca, entrez vos informations d’identification, puis cliquez sur le bouton [Se connecter]
Le nom du compte et le mot de passe vous ont été envoyés par courriel.
2. Ouvrir l’application Agenda
Dans le menu en haut à gauche, cliquez sur l’item indiqué Agenda
3. Dans le calendrier PBX, ajouter un événement
S’il y a plus d’un calendrier dans votre compte, assurez-vous d’ajouter l’événement dans le calendrier nommé PBX
Cliquez sur le bouton [ + Événement] pour ajouter la période de fermeture
4. Spécifier la période de fermeture
Indiquez un titre pour l’événement (ici, « Bureau fermé »). Ce titre n’est pas important pour le système téléphonique, seulement pour vous le rappeler.
Dans les cases « De » et « À », indiquez la date et l’heure de début et de fin de fermeture. Par exemple, dans le calendrier plus haut, le bureau est déjà fermé le 24 juin pour la Fête Nationale du Québec, et le 1er juillet pour la Fête du Canada. Nous ajoutons donc ici du 25 juin au 30 juin.
En cochant la case « Journée entière », la sélection des heures disparait. Dans ce cas:
- La case « De » commence donc à 0h00:00 la journée indiquée
- La case « À » se termine à 23h59:59 la journée indiquée.
Pour une seule journée de fermeture complète, vous pouvez indiquer la même date dans « De » et « À ».
Une fois les informations saisies, cliquer sur le bouton [Enregistrer].
5. Modifier un événement existant
Pour modifier un événement que vous avez ajouté, cliquez sur cet événement dans le calendrier, puis cliquez sur le bouton [Modifier] de la boîte affichée.
Une fois la modification complétée, cliquez sur le bouton [Mettre à jour]
6. Supprimer un événement
Pour supprimer un événement, cliquez sur cet événement dans le calendrier, puis cliquez sur le bouton […] en haut à droite de la boîte affichée.
Dans le sous-menu, cliquez sur le bouton [Supprimer].
7. Délai de synchronisation
Après tout ajout, modification ou suppression d’événement dans le calendrier, il peut s’écouler jusqu’à 1 heure avant que celle-ci soit répercutée dans le système téléphonique.